משרדי עורכי דין ושירותים מקצועיים
פנייה רצינית לא אמורה להיגמר בתא קולי. קליטה מסודרת, בגבולות ברורים.
לקוחות פוטנציאליים מתקשרים לא פעם ברגע לחוץ, ולעיתים רחוקות מספרים את הסיפור פעמיים באותה צורה. הסוכן עונה בסבלנות, מנהל קליטה עקבית, מזהה דחיפות, קובע פגישת ייעוץ ומעביר את העניין לצוות שלכם עם סיכום כתוב, בלי לתת ייעוץ שהוא לא מוסמך לתת.
למה משרדים מתחילים מכאן. שלושה דברים משתנים.
זמינים כשהדחיפות בשיא
מתקשרים מקבלים מענה ראשון מועיל גם אחרי שעות העבודה, בזמן דיונים בבית המשפט או כשאנשי המקצוע בפגישות.
קליטה עקבית
סוג התיק, סמכות השיפוט, הצדדים, לוחות הזמנים, השדות לבדיקת ניגוד עניינים ומה המתקשר רוצה להשיג: הכול נאסף בסדר קבוע.
הזמן של אנשי המקצוע נשמר
אנשי הצוות המוסמכים נכנסים לתמונה כשהעובדות כבר מסודרות ופגישת הייעוץ מוכנה.
מועד אחרון כבר בשיחה הראשונה. מסומן, בלי ייעוץ.
הסוכן אומר בפשטות שהוא לא יכול לתת ייעוץ משפטי, רושם את מה שצוות הקליטה צריך ומעביר אליו את המועד.
שיחה לדוגמה, עם נתונים להמחשה
המועד הועבר · סמכות השיפוט נרשמה · התבקשו פרטים לבדיקת ניגוד עניינים
קליטה שמקשיבה היטב. ולא חורגת מהתפקיד.
הסוכן יכול להיות אמפתי בלי להעמיד פנים שהוא עורך דין, רואה חשבון או יועץ. הוא אוסף עובדות, מוסר מידע מאושר ומעביר את העניין לאדם הנכון.
קליטת תיק חדש
עובדות אובייקטיביות, פרטי קשר, סמכות שיפוט, מועדים ופרטי הצד שכנגד, בסדר שאתם מעדיפים.
תיאום פגישות ייעוץ
מתאים בין תחום העיסוק, איש המקצוע, הדחיפות והזמינות ביומן המחובר, ואז שולח בוואטסאפ את האישור ואת פרטי ההכנה.
בקשות של לקוחות קיימים
מזהה את התיק ואת סיבת השיחה, ומעביר את הבקשה לצוות שלכם עם סיכום כתוב.
מועדים ודחיפות
התסריטים שלכם קובעים אילו מקרים תלויי זמן עוברים לצוות שלכם מיד, וכל הודעה שמתקשר משאיר מקבלת רמת דחיפות (נמוכה, רגילה או גבוהה) שנקבעת אחרי השיחה. בלי ייעוץ משפטי או מקצועי.
גבולות מקצועיים בכל שיחה. לא רק הסתייגות בתחילתה.
הידע, התסריט, השאלות, כללי ההסלמה והכלים שהסוכן רשאי להשתמש בהם פועלים יחד, כדי שהסוכן יישאר בתוך התפקיד המנהלי שאישרתם.
שאלות נפוצות על אבטחה- בלי ייעוץ לא מורשההסוכן מפריד בין קליטה עובדתית ומידע מאושר על התהליך לבין שיקול דעת משפטי, מיסויי, חשבונאי או מקצועי אחר.
- נתונים לבדיקת ניגוד עניינים קודם כולשמות, ישויות, צדדים שכנגד, סמכויות שיפוט וסוג התיק יכולים להיאסף לפני שנכנסים לגוף העניין.
- סיכומים רק למשרד שלכםסיכומי פניות נשלחים במייל לכתובות שהמשרד שלכם מגדיר איתנו. מתקשר לא יכול להפנות אותם למקום אחר.
- אתם בוחרים מה נשמרשמירת הקלטות ושמירת תמלולים הן מתגים נפרדים, קישורים להקלטות פגים תוך דקות, ואפשר למחוק כל שיחה לפי בקשה.
- על השרתים שלכם, אם תרצורכיב השיחות יכול לרוץ על החומרה שלכם, בלי אף פורט נכנס פתוח.
קליטה מלאה במערכת של המשרד. פחות הקלדה כפולה.
הצוות שלנו מחבר בשלב הבנייה את ה-CRM, את מערכת ניהול המשרד ואת היומנים שלכם. ההכרעה נשארת אצל התהליך שלכם לבדיקת ניגוד עניינים ולקבלת תיקים.
Webhooks
אירוע חתום אחרי כל שיחה עם רשומת השיחה, לתהליך הקליטה שלכם. תוצאת השיחה והסיכום נוספים לרשומה אחרי שהשיחה מוערכת.
למדריך ← פעילכלים מותאמים
כתובת HTTPS שהסוכן פונה אליה באמצע השיחה כדי לפתוח את רשומת הקליטה.
למדריך ← פעילmonday.com
פניות חדשות נכנסות ללוח שלכם עם פרטי המתקשר ומהות הבקשה.
לאינטגרציות ←מה שואלים אותנו משרדים מקצועיים.
הסוכן ייתן ייעוץ משפטי או מקצועי?
לא, אלא אם המשרד שלכם אישר תשובה אינפורמטיבית מסוימת שהיא חוקית ומתאימה. כברירת מחדל התפקיד שלו הוא קליטה מנהלית, מידע מאושר על התהליך, תיאום פגישות וניתוב.
הוא יכול לסייע בבדיקת ניגוד עניינים?
הוא יכול לאסוף את השמות, הישויות, הקשרים, סמכות השיפוט וסוג התיק שהתהליך שלכם דורש. ההכרעה עצמה נשארת אצל מערכת בדיקת ניגוד העניינים שלכם ואצל אנשי הצוות המוסמכים.
איך הוא מתנהל מול מתקשר במצוקה?
הטון, הקצב ונוסחי ההסלמה נבדקים על תרחישים רגישים לפני העלייה לאוויר, והסוכן מנהל שיחה טבעית ומחכה שהמתקשר יסיים לדבר. התסריטים שלכם קובעים אילו איומים, בעיות בטיחות, מועדים או מצבי פגיעות עוברים לצוות שלכם מיד, וכל הודעה שמתקשר משאיר מקבלת רמת דחיפות שנקבעת אחרי השיחה.
לאן הולכים נתוני השיחה?
הספק הטלפוני שלנו מחבר את השיחה, מנהרה מוצפנת מעבירה אותה לרכיב השיחות, ומודל הקול של Google מקשיב ומדבר. אחרי השיחה, מודל טקסט של Google קורא את התמלול כדי להעריך את תוצאת השיחה, והודעה שהמתקשר משאיר נשלחת במייל לצוות שלכם. הקלטות ותמלולים נשמרים אצלנו כברירת מחדל, כל אחד מאחורי מתג משלו, והספק הטלפוני שומר עותק משלו של הקלטת שיחת טלפון לפי התנאים שלו. רכיב השיחות יכול לרוץ על השרתים שלכם, ונספח עיבוד נתונים (DPA) זמין כשהחוק החל עליכם מחייב אותו.
שהשיחה הראשונה תהיה ראויה לעבודה שבאה אחריה.
הביאו את טופס הקליטה ואת כללי ההסלמה שלכם. נהפוך אותם לשיחה סבלנית וממושמעת שעוזרת לתיקים הנכונים להתקדם.