פנייה רצינית לא צריכה להסתיים בתא הקולי.
לקוחות פוטנציאליים מתקשרים לא פעם ברגע מלחיץ, ולא תמיד מספרים את אותו הסיפור פעמיים. הסוכן עונה בסבלנות, מנהל קליטה עקבית, מזהה דחיפות, קובע ייעוץ ומעביר סיכום מובנה, בלי לתת ייעוץ שלא הוסמך לתת.
קליטת לקוח חדש
שיחה פעילה
הלקוח
הסוכן שלכם
הפעולה שבוצעה
המועד סומן · סמכות השיפוט נקלטה · התבקשו פרטים לבדיקת ניגוד עניינים
זמינים ברגע שבו הלחץ בשיא
נותנים לכל מתקשר מענה ראשוני מועיל אחרי שעות הפעילות, בזמן דיון או כשאנשי המקצוע בפגישות.
אחידות בקליטת תיק
אוספים סוג עניין, סמכות שיפוט, צדדים, לוחות זמנים, פרטי ניגוד עניינים ותוצאה רצויה בסדר קבוע.
שומרים על הזמן המקצועי
איש המקצוע נכנס אחרי שהעובדות מסודרות והפגישה מוכנה להתקדם.
קליטה שמקשיבה היטב ונשארת בגבולות
הסוכן יכול להיות אמפתי בלי להעמיד פנים שהוא עורך דין, רואה חשבון או יועץ. הוא אוסף עובדות, מוסר מידע שאושר ומעביר לאדם הנכון.
קליטת עניין חדש
אוספים עובדות, פרטי קשר, סמכות שיפוט, מועדים וצד שכנגד בסדר שהמשרד קבע.
קביעת פגישת ייעוץ
מתאימים תחום, איש מקצוע, דחיפות וזמינות ושולחים אישור והנחיות הכנה.
ניתוב לקוח קיים
מזהים תיק וסיבת פנייה לפני העברה או פתיחת בקשת חזרה לצוות האחראי.
זיהוי מועד ודחיפות
מזהים ניסוח שמצביע על זמן מוגבל ומסלימים בלי לתת ייעוץ משפטי או מקצועי.
הגבול המקצועי הוא חלק מתכנון המוצר
הצהרת הסתייגות לבדה לא מספיקה. מאגר הידע, ההנחיות, השאלות, טריגרי ההעברה, ההרשאות ותהליך הבדיקה פועלים יחד כדי לשמור את הסוכן בתפקיד המנהלי שאישרתם.
מתוכנן לעבודה עצמה, לא רק לשיחה
בלי ייעוץ לא מורשה
הסוכן מבדיל בין קליטת עובדות ומידע תהליכי שאושר לבין שיקול דעת משפטי, מס, חשבונאי או מקצועי אחר.
בדיקת ניגוד עניינים מתחילה במידע מובנה
שמות, ישויות, צדדים, סמכות וסוג העניין נאספים לפני שמתקדמים לשיחה מהותית.
סודיות מוגדרת במכוון
גישה, אחסון, זמני שמירה, ספקים ומקבלי הסיכום מוגדרים לפי מדיניות המשרד והחובות המקצועיות.
תפעול מחובר
מעבירים קליטה מלאה למערכת שבה המשרד עובד
באמצעות API ו-webhooks מחברים CRM, ניהול משרד, יומנים, מסמכים והתראות. התוצאה המובנית חוסכת הקלדה חוזרת, בזמן שבדיקת ניגוד העניינים וההתקשרות נשארות הסמכות הקובעת.
לכל האינטגרציותלמה עכשיו
משרדי עורכי דין רבים עדיין קשים להשגה בטלפון.
במחקר של Clio על קליטת לקוחות, 48% מהמשרדים היו למעשה בלתי נגישים בטלפון ורק 40% ענו מיד. זה פער ברור שמענה ראשוני טוב יכול לסגור.
למחקר הקליטה של Clioמה משרדים מקצועיים שואלים
הסוכן ייתן ייעוץ משפטי או מקצועי?
לא, אלא אם המשרד אישר תשובה מידעית מסוימת שהיא חוקית ומתאימה. ברירת המחדל היא קליטה מנהלתית, מידע תהליכי שאושר, קביעה וניתוב.
אפשר לתמוך בבדיקת ניגוד עניינים?
הסוכן אוסף שמות, ישויות, קשרים, סמכות וסוג עניין לפי התהליך שלכם. מערכת הבדיקה ואנשי המשרד המוסמכים עדיין מקבלים את ההחלטה.
איך מטפלים במתקשר במצוקה?
הטון, הקצב, ההתמודדות עם קטיעה ונוסח ההסלמה נבדקים על שיחות רגישות. איום, סכנה, מועד קרוב או פגיעות שהוגדרו יכולים להפעיל מסלול אנושי מיידי.
נותנים לשיחה הראשונה את הרמה שמגיעה לעבודה שאחריה.
מביאים את טופס הקליטה וכללי ההסלמה והופכים אותם לשיחה סבלנית וממושמעת שמקדמת את הפניות הנכונות.